상황보고와 관련 부서업무에 협조하고, 종업원의 출퇴근 현황과 물건반입 반출을 통제한다.
일곱째, 총무담당은 대외업무를 담당하며 특히 관청업무가 주이고 관련기업과의 계약업무를 담당한다.
여덟째, 회사에서 구입한 모든 물건을 기록 관리한다.
6) 경리부서
경리부서는 수입담당업무, 지출담당업무, 여신담당업무, 종업원급여담당업무로 크게 구분할 수 있다.
구체적으로 살펴보면 다음과 같다.
첫째, 호텔운영자금 계획수립, 대외업무, 전표결산, 보고서 작성 제출 등 경리회계 전반에 대한 자금을 관리한다.
둘째, 자금수지계획 작성분석, 임금관계, 어음관리, 환전, 감사대비, 대외업무 등을 수행하며 타 관계 업무를 협조한다.
셋째, 소액현금출납업무, 동전교환, 거래선 물품대 지급업무, 접대비, 기타의
업무를 한다.
다섯째, 세무관계 서류작성 및 세금남부, 원천장수, 자료납부정리, 각종 교육
수강자료정리, 외화수급, 사업등록 기록관리, 세금계산서 발행기록관리, 각종
전표검사, 기타 관계 업무를 협조한다.
여섯째, 종업원의 급여 및 임금지급업무, 모험 및 상여금, 퇴직금, 관계업무
와 기타 관련 사무에 협조한다.
일곱째, 호텔 내 모든 영업장에서 들어오는 계산서를 집계하여 청구서를 작
성한다. 현금수납과 보관, 각영업장 수납원의 지도와 외화취급업무, 여행자수
표, 후불판매에 따른 사항들을 취급한다. 대고객수납, 고객원장정리 및 기록,
환전업무 지원, 수납금 입금, 귀중품관리업무, 일일보고서 작성 등의 업무를
수행하고, 현금보고서 작성, 영업마감업무 등을 책임진다.
여덟째, 수급담당, 외상매출금작성보고, 대외 후불카드 정리, 거래처별 외상
매이출금 정리, 피상매출금관리, 해외 여 행사 및 특약사 수수료 지급업무, 신용
카드업무 등을 담당한다.
아홉째, 호텔 일반재산관리업무와 영업부문의 식기류의 망실피해를 계획적
으로 관리하다.
이와 같은 비율을 낮추기 위해 영업장 종업원의 사용과 취급에 대한 교육이
수시로 실시되어야 한다. 관재담당업무로서 고정자산관리, 고정자산의 사후관
리, 매입매각 등의 승인, 감가상각업무, 비품 및 소모품의 규정관리, 반출입관
계 등의 업무를 담당한다.
7) 구매부서
호텔에 소요되는 모든 물품을 구입 조달하는 부문으로서 품질의 선정, 필요량
의 판단, 매입보관 등 전문적인 지식이 요구된다. 중요한 업무내용은 재고상품
파악, 상담, 구매신청 업무, 전표정리 업무이며, 일일 식자재구매, 재고식품과
음료구매, 검수 및 기타 기자재구매 등의 업무를 담당한다.
8) 시설부서
호텔의 시설부문은 전기담당, 기계담당, 통신담당, 건축담당, 시설의 안전관리
및 산업재해담당 등 각 전문분야별로 분담하여 호텔영업에 원활을 기할 수 있
도록 지원한다.
9) 판촉부
호텔기업의 영업 활성화율 통한 수익증대를 위한 호텔상품의 판매촉진 전략이
매우 중요하다. 특히 호텔상품은 유형상품, 무형상품, 유형상품과 무형상품이
혼재된 상품으로 크게 분류할 수 있는데 상품특성상 판촉부는 정확하고 계획
적이며 현실적임과 동시에 미래지향적인 판매 전략을 세워 판매 활동을 전게
해야 한다. 이를 위해서는 정보수집에 유의하고 기회를 놓치지 않는 등의 정보
가공능력과 적극적인 활동을 해야 한다. 그리고 호텔의 전종업원은 모두가 판
촉사원이라는 것을 인식하고 적극적인 판매활동을 강화해야 한다.
업무내용은 국 판촉, 해외 판촉 등으로 구분하며 국내 판촉은 관공서, 기
업체, 직능단체, 여행사, 항공사 등으로 구분한다.
10) 객실부서
객실 부서는 접객과 객실정비 부서로 구성되며 접객부서는 호텔을 이용하는
모든 고객과 접하는 최초의 부서이며 또한 마지막 장소서 고객과 종업업간의
상호작용이 이루어지며 고객의 해당 호텔에 대한 이미지와 서비스질과도 관계
가 매우 깊다. 구체적으로 살펴보면 고객 예약, 객실 배정, 숙박, 지불관계, 고
객에 대한 정보 제공 등이 이루어진 곳이며 호텔기업부문들 중에서 중추적 역
할을 하는 곳이다. 그러므로 호텔에서는 임원진, 각 부서장들은 객실부서에서
고객관련 정보를 획득하여 고객의 서비스를 재선 보완하여 영업을 성공적으로
이끌어 나가게 한다. 또한 객실정비부서는 객실의 청결과 고객중심의 정비를
하여 객실을 판매할 수 있도록 상품화하는 부서이다. 때문에 양부서는 고객이
만족할 수 있는 상품을 생산하여 효율적으로 판매하려면 양부서간에 협력관계
가 필수적이다.
11) 식음료부서
관광호텔에서 식음료부서는 음식을 고객에게 판매하는 식당과 주류를 판매하
는 주장으로 대별할 수 있다. 식당은 호텔의 환경여건에 따라 차이는 있으나
기본적으로 동양조리식당, 서양조리식당, 한국조리식당 등으로 구분할 수 있
으며, 주장의 경우에는 바, 라운지, 카페 등으로 구분할 수가 있다. 그러나 고
객중심의 식음료부서의 경영은 서비스제공, 식당, 주장, 메뉴 등의 운영방식과
성격에 따라 구분은 다양해 질수 있다. 중요한 것은 음식의 맛, 종업원의 고객
에 대한 서비스 질, 고객의 영업장에 대한 편의성과 접근성 등이 고객의 만족
을 극대화 되도록 하여 고객유효수요 창출에 최선을 다하는 경영을 해야 한다.
12) 조리부서
호텔영업에 필요한 모든 음식을 준비하는 업무를 총괄하고 있는 조리부서의 운
영은 객실 부서와는 달리 기본적으로 식재료의 구입, 보관, 관리를 과학적 합
리적으로 하지 않으면 매출의 규모에 비례하여 손실의 규모도 크고, 시설 설
비 비품으로부터 실제적으로 상품의 생산에 많은 비용이 필요하므로 과학적
관리가 요구된다. 주방에서 사용되는 식재료는 아래의 그림과 같이 상품화되는데
각 단계별로 세심한 관리를 하지 않으면 단위당 원가는 계속 증가된다. 대주방
과의 영업장의 주방과 원활한 연계로 상호간 합리 적인 운영을 하여야 한다.
그림. 식재료의 상품화 과정
* 참고문헌
호텔경영의 이해 / 박대환, 정연국 저, 백산출판사, 2014
호텔경영관리론 / 최풍운, 김효근 저, 백산출판사, 2013
관광과 경영가치모델 / 박중환 저, 기문사, 2016
관광경영전략 / 서용건 저, 백산출판사, 2014
호텔경영학 / 김경환 저, 백산출판사, 2013
호텔경영실무 / 이창호 저, 대왕사, 2006