할 것인가에 따라 명칭은 자연스럽게 결정된다. 위의 물음에 ③,④를 확정한다면 그 명칭은 ‘대학기록관’또는 ‘대학기록센터’가 제격에 맞다.
둘째, 기록관의 성문화된 규정이 필요하다.
대학의 모든 주요 기록들을 통합적으로 수집, 보존할 수 있는 대학 차원의 기록관리규정을 마련할 필요가 있다. 지금 독자적으로 자체 관리규정을 가지고 있는 곳은 연세대 뿐이고 나머지는 박물관규정의 한 부분으로 기술되거나 아무런 규정이 없는 곳도 있다. 부산대학교의 경우‘부산대학교기록물관리에관한규정’은 앞으로 설치할 대학과 실무현장에서 유용성이 많을 것으로 본다.
셋째, 대학기록을 실질적으로 관리하는 전담기구가 필요하다.
대학 내 보존가치가 있는 자료를 평가, 선별하고 관리와 보존업무를 전담할 항구적인 기구가 설치되어야 한다. 현재 국내 대부분 대학에서 박물관 소속으로 되어 있다. 전시공간의 공동사용이라는 이점과 홍보기능을 위한 부득이한 조치라 하더라도 자료의 성격과 업무의 유사성을 보아 도서관에 소속되는 것이 더 경제적이고 합리적이다. 그러나 대학기록관은 대학의 장기적 비젼과 종합계획을 위해서 독자적인 정체성을 가지고 독립적으로 발전하는 것이 바람직하다.
넷째, 대학기록을 전문적으로 관리할 수 있는 기록전문가가 필요하다.
현재 설치된 대학에는 불과 1~2면의 전문가가 있을 뿐이고 대부분은 박물관직원이 겸임하거나 도서관에서 파견된 사서 또는 임시직원으로 충당하고 있다. 기록관의 주체는 기록전문가들이다. 이들에게 상응하는 역할과 임무를 주어 기록의 평가권한과 함께 보존기간 및 보존 자료의 결정권이 부여되어야 한다.
다섯째, 대학기록을 적절히 보존할 수 있는 장비와 시설이 필요하다.
현재 기록관이 설치되어 독립적 공간과 시설을 갖춘 대학은 이화여대뿐이고 나머지는 모두 도서관이나 박물관의 한 부분을 이용하고 있다. 문서 및 기록 자료를 위한 서고공간과 전시공간도 대부분 도서관 또는 박물관에서 더부살이를 하고 있다. 자료의 성격상 유일본, 희귀본이라는 점을 감안하여 도서관의 귀중본 서고처럼 표준 항온습도를 유지하는 특별수장고가 준비되어야 하며 사고와 같은 독립건물과 필요한 장비를 갖추어야 한다.
그러나 각 대학이 저마다 아무런 특성이 없이 일회성 행사나 홍보위주로 활동을 추진한다면 업무의 낭비와 재정적 손실을 가져올 수 있다. 이를 위해 대학간의 정보공유와 협력을 위한 대한적 모색이 필요하다.
VI. 결론
앞에서 대학기록관의 기능과 조직, 국내 대학기록관의 현황과 실태, 대학기록관의 확립과 운영방안에 대하여 살펴보았다. 무엇보다도 기록물에 중요도에 대한 사회 전반적 인식이 확산되었음 하는 바램이다. 그런 인식하에 대학기록관을 독립적으로 설치하여 기록물을 전문적으로 관리하는 기록전문가를 둠으로써 기록물의 중요성뿐만 아니라, 기록물의 이용과 활용, 그리고 이를 지원할 수 있는 기록관의 재정 등 상세한 내용을 토대로 한 기록물 관리를 위해 체계적인 정책이 마련되어야 할 것이다.
VII. 참고문헌
대학기록관의 확립과 운영에 관한 연구. 최정태. 2000.
William J. Maher, "The management of College and University Archives. p22-24
대학기록보존소의 기능과 조직에 관한 연구. 김상호. 「한국도서관 정보학회지」제31권 제1호(2003.3), p260.
기록보존론. 김상호, 아세아문화사, 1999. p21.
기록을 홀대하면 역사가 앙갚음을 한다 : 대학사고의 존재와 이유. 김기석.「대학교육」제95호(1998.9/10), pp.90-97
서울대학교 기록보존사업에 관한 연구. 서울대학교 기획실 대학사료실, 1998.1. p141