다른 방식으로 업무를 처리하게 되기 때문에 익숙해지기 전까지의 오류와 실수를 피할 수 없게 되며, 재교육을 위한 시간과 비용을 소모하게 된다.
3. 정부기관에서의 ERP시스템 사용
1) 서울특별시의 도입배경
정부에서는 정보통신의 발달과 함께 정보시스템을 구축하기 시작했다. 1971년 시작하여, 약 191여개의 단위업무시스템이 운영 중에 있다. 그러나 단위사업별로 구축된 정보시스템은 시스템간 연계의 어려움, 정보 공유 미흡 및 자료의 이중입력, 정확한 자료집계의 어려움 및 많은 시간소요등의 문제를 안고 있으며, 이는 업무효율성 저하 및 시민서비스 질의 저 하를 가져오게 되었고, 특히 정보화가 진행되면서 공공부분에서도 민간부분에서 제공하는 서비스와 비교되면서, 한정된 금융자원으로 높은 수준의 공공서비스를 제공해야 하는 실정이다.
이러한 문제는 행정 업무의 가장 근간이 되는 세무, 재무, 인사분야에서도 마찬가지 양상을 나타내고 있어서 서울시는 본청과 구청에서 재무, 회계, 세입등과 관련한 별도의 시스템이 운영중이며, 이들 시스템간에는 상호연계가 부족하고, 단순히 집계자료만을 통보하는 식의 프로그램이 주를 이루고 있다. 이러한 현상은 업무효율성 저하뿐 아니라 서울시 조직전체를 운영함에 있어 시의적절하고 투명한 경영, 성과에 기초한 예산의 수립 및 사용등을 저해하는 요인이 되고 있다.
때문에 행정의 효율성을 극대화하기위해 ERP시스템을 도입하였다.
2) 특 징
행정부분의 특징상 ERP를 적용시키는 목적은 사업체와는 약간 다른 특징을 지닌다. 제품의 생산이 아니라 서비스를 주 업무로 하며, 시의 적절한 공급을 목적으로 하기 때문이다.
(1) 업무효율성의 증진
- 사기업체와 마찬가지로 통합과 종합관리를 이루게 되면 총체적인 업무의 관리가 가능해 진다.
(2) 시민서비스 개선
- 시민의 민원에 바로 총력을 다하여 대응할 수 있다는 장점을 가진다.
(3) 비용절감
- 각 부처별로 흩어져 있는 자료를 취합하여 정보화 시키는데 들어가는 비용과 업무의 중복으로 인해 낭비되는 세금을 감소 시킬 수 있다.
(4) 공공기관 투명성제고
- 의사결정 과정의 공개와 체계화로 밀실에서 이루어지던 의사결정과 업무진행의 베일을 벗길 수 있게된다. 따라서 민주적이며 투명한 행정업무가 가능해 진다.
(5) 의사결정지원 역량 강화
- 공무원단은 전문적인 지식을 가진 집단이라기보다는 넓은 안목을 가진 일반행정가형이 일반적이다. 때문에 전문적인 지식을 바탕으로한 의사결정이 어렵다는 단점이 있었다. 하지만 ERP를 도입하게 되면 각 부처별로 작성되는 정보를 취합하여 전문성을 추구할 수 있고, 인사전문가형의 단점인 넓은 안목을 갖추지 못하는 문제를 해결하는 방법이기도 하다.
(6) 자치단체 통합
- 각 자치단체 별로 필요한 업무만 처리하고 업무진행의 보고가 되지 않아 비효율적이고 중복적인 업무가 나오기 일쑤였다. 하지만 ERP를 도입하여 정보를 공유시키고 업무를 처리할 경우 이런 문제를 상당부분 해결 할 수 있을 것으로 보인다.
4. 결 론
ERP는 기업의 효율성을 증가시키는 아주 매력적인 경영관리시스템이다. 더군다나 현대에서 가장 중요하게 생각하는 요소 중의 하나인 HR(Human Resource)개념을 함께 가지고 있어 더욱 그 가치가 높다. 세계의 기업은 이렇게 빠르게 변화하고 있는데 항상 정부와 공기업은 한발 늦게 변화를 따라하고는 한다. 이제 공기업에서는 ERP를 적용하고 성공하는 사례가 생겼다. 철도공사 같은 경우가 ERP를 도입하고 생산성을 대폭 향상시켜 좋은 평가를 받기도 했다.
정부기관에도 ERP를 적용하게 된다면, 불필요한 부분에서의 중복투자를 줄여 예산의 낭비를 절감할 수 있다는 것이 상당한 장점이다. 종종 유사한 정책을 다른 부처에서 겹치기로 추진한다던가, 지방정부와 중앙정부가 함께 운영하는 경우도 있다. 이런 경우를 방지하게 되도 엄청난 세금의 낭비를 절약할 수 있게 되고, 절약된 세금은 다른 정책에 재투자 되어 승수효과를 낼 수 있을 것이다.
새로운 정책의 선택과 시행에도 큰 도움이 된다. 최고경영관리자와 같은 정책결정자들은 그들의 의사결정을 가장 효율적으로 할 수 있게 하기 위하여, 일부부서에서 올라오는 보고서에 대하여 정책결정자가 결정하는 방식으로 이루어져 종합적인 자료의 분석이 어려운 방식이 아닌, 직접 일선 기관에서의 자료와 전문기관의 자료, 외부 정부자문기관의 자료를 함께 비교할 수 있는 ERP를 사용하여 정책을 결정 하는 것이다. 이런 정책결정방식은 정책의 효과를 손쉽게 평가할 수 있다는 장점도 가지고 있다. 국민의 의견과 애로사항을 전자시스템과 ERP로 빠르게 접할 수 있고, 이런 국민의 의견은 정책의 피드백에 영향을 미쳐 긍정적인 방향으로의 변화를 꾀하게 한다.
전자문서화를 뛰어넘어 한눈에 행정업무와 정책의 시행 과정을 알 수 있다는 점도 정책의 오류를 수정하고, 업무를 관리하는데 유용한 방법이 될 수 있다.
이 시스템을 내부화할 경우 생기는 막대한 운영비용과 관리를 위한 지출은 새로운 산업의 발전과 고용창출효과를 불러올 것이며, 한국기업의 경험을 높여줘 전 세계적으로 구축되는 ERP의 시스템구조를 만드는데 노하우를 제공할 수 있게될 것이다.
체계적인 정책의 관리는 정책의 입안부터 시행까지 면밀히 살피게 하여 정책실패의 책임을 묻는데 근거가 될 수 있다. 그동안 문제를 일으킨 잘못된 정책은 있었지만, 잘못된 정책을 만든 사람은 없었던 문제를 해결 할 수 있게 된다.
ERP와 중앙인사위원회의 조합은 진정한 의미의 인적자원관리를 가능하게 한다. 인적자원의 관리가 중요해지는 지금의 시대에 있어 이것은 아주 큰 경쟁력을 가지게 된다. 고급인력들이 공무원에 지원하는 현재에 이 자원을 효율적으로 관리한다면 큰 가치를 창조할 수 있을 것이다.
(참고자료)
1. 한국교육학술정보원,『해외대학의 ERP구축사례, 연구자료 RM 2006-68』, 2006,10.
2. 서울시정개발연구원 연구보고서,『서울시 ERP추진』.
3. 행정자치부,『2006년 전자정부사업연차보고서』.
4. 정보통신부,『차세대 E-비즈니스 구축전략』, 2001,3.
5. 정보통신부,『2008년 정부 정보화계획』.