구성하여 신청회사에 통보하여 준다. 이 때 신청회사는 심사팀의 구성에 대해 이의를 제기할 수 있다. 만약 신청 회사로부터 이의가 제기되면, 인증기관은 신청회사의 의견을 고려하여 심사팀 구성에 반영하도록 절차화되어 있는 것이 일반적이다.
(2) 심사계획 통보
심사팀이 구성되면 인증기관은 신청회사에게 심사기간 및 심사규격, 인증 범위를 통보하여 주며 이 때 심사 일정은 신청회사의 요구를 반영하여 확정한다.
3. 인증심사 실시
(1) 예비심사
신청회사는 현재의 품질경영시스템이 효과적인지, 심사 받는데 충분한지에 대하여 자신이 없는 경우가 많다. 수험생들이 본시험에 앞서 모의시험을 봄으로써 자신의 실력을 확인할 수 있듯이 신청회사가 인증획득을 위한 본 심사 이전에 신청회사의 품질경영시스템이 적합한지 유효한지 검증 받기를 원하거나, 본심사가 진행되는 절차를 사전에 전 임직원이 경험해 봄으로써 효과적으로 대비할 수 있는 준비를 하기 위해 실시된다. 예비심사는 강제적인 사항이 아니며 신청회사의 선택사항이다. 예비심사를 실시한 회사는 본심사시 예비방문을 생략하는 것이 일반적이다.
(2) 본심사
인증신청 접수 후 인증서 발급 여부를 결정하기 위해 시행하는 심사로서 신청회사에 대한 품질문서 심사, 예비 방문 및 현장심사로 구분된다.
① 품질문서 심사
신청 회사의 품질 메뉴얼과 절차서로 이루어지며(필요한 경우 해당 지침서 심사를 포함한다) 품질문서 심사결과는 신청 회사에 통보하여 준다. 인증기관은 품질문서 심사를 하면서 신청 회사에 대한 기본적 사항을 파악하여 문제점 또는 부적합하다고 판단되는 사항에 대해서는 시정(보완)하여야 한다.
② 예비방문
품질문서 심사 후 신청회사를 방문하여 품질경영시스템의 실행 상태를 조사하고 현장심사에 대한 구체적 일정을 협의한다. 심사원은 예비방문 시 품질문서 심사결과 신청회사에 통보한 내용과 품질경영시스템 실행상태를 확인하며, 이 때 신청회사의 비방문 시에도 인증기관의 부적합 보고서를 활용하는 경우가 많으며, 예비방문 결과를 종합한 예비 방문 보고서를 작성하여 인증기관에 제출한다.
③ 심사일정 통보
예비방문 결과(보고서 등)를 검토하여 인증기관은 신청회사에 대한 심사원별, 일정별, 시간별, 부서별 심사 세부 일정표를 작성하여 신청회사에 통보한다. 이 심사 세부 일정표는 신청회사의 이의 제기대상이 아님에 유의하여야 한다.
④ 현장 심사
신청회사의 현장에서 본격적으로 실시하는 심사로 인증심사의 핵심이라고 할 수 있다. ISO 9001 규격 요구사항에 견주어 신청회사의 품질경영시스템의 적합성 유효성을 검토하여 일반적으로 아래와 같은 단계로 실시한다.
현장심사 후 심사팀장은 심사결과에 대하여 종결 회의시 신청 회사측에 설명을 해 준다. 이 때 인증획득 여부는 심사팀장의 결정 사항이 아니며 심사결과 보고서를 해당 인증기관이 인증 심의위원회 같은 기능을 활용하여 검토(다른 측면의 검토도 포함)하고 추후에 알려 준다는 사항을 설명함으로써 현장심사 종결회의를 마치게 된다.
단 계
내 용
현
장
심
사
시작회의
심사팀과 신청 회사 간 첫 공식 접촉, 심사 전반에 대한 확인
심 사
정해진 심사 세부 일정표에 의해 실시
심사팀 회의
매일 심사 완료 후에 실시, 부적합 보고서 작성, 심사팀 간 의견조율
정리회의
심사팀과 회사측 관리 책임자 및 관련자가 참여하여 매일 심사팀 회의 후에 실시, 부적합 사항 확인 등
종결회의
심사 결과 종합보고
4. 시정조치
신청회사는 심사팀이 인증심사 결과 지적한 부적합 사항에 대해 요구되는 기일 내에 적절한 시정과 시정조치를 취해야 한다. 시정조치는 경 부적합일 경우는 서면통보로 하고 부적합일 경우는 현장 확인 심사로 결과를 확인하는 것을 원칙으로 한다(신청 회사가 인증심사 결과에 대해 이의가 있을 때는 서면으로 인증기관에 이의를 제기할 수 있다).
5. 인증서 발급
본 심사결과 시정 조치사항이 완료되고 인증심의위원회에서 통과되면 인증서가 발급되며 인증서는 3년 동안 그 효력이 유지된다.
인증기관은 인증서 발급시 인증서 자격유지요령 등에 대해 안내하며 품질경영시스템 변경 등 주요사항 발생 시 즉시 인증기관에 통보할 것을 요구한다.
6. 사후관리
6개월 ~ 1년 이내에 사후관리가 실시된다. 인증기관마다 조금씩 다르겠지만 사후 관리는 본심사 때와는 다르게 현장심사 위주로 실시된다. 이전 심사시 지적되었던 항목의 개선여부와 품질경영시스템의 실행 여부를 집중적으로 심사한다.
따라서 사후관리 심사가 인증 심사보다 더 까다로울 수도 있다. 일반적으로 본 심사에는 기본적 요건이 적절하게 확립되었는지를 심사하는 것이고, 사후관리시 깊이 있는 심사가 실시되는 것이다.
KS업체 중 관리 상태가 양호하다고 판단되는 업체이면 본 심사 합격에 별 문제가 없다고 생각된다.
7. 재심사(인증서 갱신)
인증서 유효기간은 보통 3년이다. 따라서 3년이 되는 시점에서 업체가 인증서 갱신(계속보유)을 희망한다면 재심사를 받아야 한다. 이 경우에는 최초의 본 심사와 같은 수준의 심사를 받는다. 이때의 심사원 구성, 심사 방법 등은 최초의 본 심사와 동일하다.
외국의 일부 인증기관에 따라서는 3년마다의 재심사 없이 정기 사후 관리로 이를 대신하는 경우도 있다.
참고문헌
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품질경영시스템과 환경경영시스템의 통합운영에 대한 실증적 연구
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자동차 부품산업의 ISO/TS 16949 품질경영시스템 구축에 관한 사례연구
창원대 산업정보대학원 ㆍ 염대호
ISO 품질경영시스템이 중소기업체의 품질경영에 미치는 영향
동명대학 ㆍ 구본철