그램에 관한 제반 업무
5. 회의 관련자료의 사양 결정 및 제작
6. 번역사, 통역사 선정
재무 / 재정 위원회
1. 예산 계획서 작성
2. 자금 조달 계획 수립
3. 물품 조달 계약 및 장부 정리
4. 자금의 수납 및 경비지출 관리
5. 자금 확보 관련 업무
6. 결산 보고서 작성
7. 기타 재무, 회계에 관한 제반 업무
홍보위원회
1. 회의 Circular/Announcement 및 poster제작
2. 국내 외 홍보, 광고
3. 미디어 프로그램 기획 및 실시
4. 프로스룸 설치 및 운영
5. 기타 홍보, 선전관련 제반 업무
출판 위원회
1. 컨벤션 프로그램 또는 컨벤션 활동
2. 홍보분과와 공동
3. 기록
4. 참가자 명단
등록 위원회
1. 참가 등록서 제작, 발송
2. 등록신청서 접수, 관리, 등록자 명단 작성
3, 등록데스크의 설치 운영
4. 회의 기간 중 일반 안내 업무 : information, message board, postal exchange, cashire, lost & found
5. 기타 등록에 관한 제반 업무
숙박 위원회
1. 사용호텔의 선정 및 계약
2. 숙박료 결정
3. 객실 수 관리
4. 숙박 명부 작성 및 관리
5. 각 호텔 간 업무 연락, 조정
6. 기타 숙박 관련 제반 업무
사교 / 영접 위원회
1. 각 종 사교행사 실시 계획 및 수립
2. 각 사교행사 초청장 작성, 발송
3. 동반자 프로그램 계획 수립
4. 여흥 프로그램 기획
5. 공연단체 교섭, 계약
6. VIP 영접 계획 수립
7. 수송 계획 수립(수송분과와 공동)
관광/수송 위원회
1. 회의전후/회의 중 관광계획 수립 및 예약
2. 일일관광 계획 수립
3. 관광 데스크의 설치 운영
4. 관광/ 이동에 따른 수송계획 수립 및 예약
5. scientific/ technical tour 집행
전시 위원회
1. 전시관련 종합 계획 수립 및 운영
2. 기본 booth 할당 및 판매, 계약
3. 전시 announcement 제작
4. 전시 directory 제작
5. 전시품 보관, 경비
6. 전시장 설치 및 장치
7. 보세장치장 설영
8. 반입, 반출 관리
9. 기타 전시회 관련 업무
2. 행사 계획
1) 행사 일정
시간
9월 15일
11시(AM)~12시
12시~1시
1시(PM)~2시
2시~3시
3시~4시
4시~5시
5시~
개회식 및 축하연설
정찬
인카운터 드라마 컨벤션 심포지움
“
커피 브레이크
기대효과에 대한 연설 및 토론회
“
시간
9월 16일
10시(AM)~11시
11시~12시
12시~1시
1시(PM)~2시
2시~3시
3시~4시
4시~5시
6시~8시
명동 관광
"
점심
N타워 관광
“
“
호텔로 귀가
만찬
시간
9월 17일
10시(AM)~11시
11시~12시
체크아웃
폐회식
2) 세부 계획
순
추진업무
담당부서
추진시기
추진방법 및 내용
비고
1
숙박업무
숙박위원회
9/15일
영접
2
개회식
PCO
“
등록 및 좌석 배치
3
축하연설
사무국
“
개최 주최측에서 연설
4
정찬
코엑스 호텔
“
호텔 측에 위탁
5
심포지움
학술 위원회
“
6
커피 브레이크
코엑스 호텔
“
호텔 측에 위탁
7
연설 및 토론회
학술 위원회
“
심포지움 관련하여 자유로이 토론
8
명동관광
관광 위원회
9/16일
관관계획 수립 및 예약
9
N타워 관광
“
“
“
10
만찬
코엑스 호텔
“
호텔 측에 위탁
11
체크아웃
숙박위원회
9/17일
체크아웃 업무
12
폐회식
PCO
"
좌석배치
3. 업무 분야별 기본 계획
등록 - 참가자별 참가 등록서 제작하여 발송합니다.
의전 - ① 영접, 환송 대상자 선정
② 입출국 일정 확인
③ 대상별 영접인사 선정
④ 영접스케줄조정
영접, 환송 - ① 관련기관 협조 요청
② 관련공항협조요청
③ 공항영접환송데스크확보
④ 영접용 피켓(picket)제작
⑤ 공항 현수막 및 각종 사인물 제작
영접, 환송 운영 - ① 영접환송 요원 교육 배치
② 공항 현수막 및 각종 사인물 부착
③ 공항영접환송데스크운영
④ VIP 의전 차량 대기
숙박 계획 - 사용호텔의 선정 및 계약, 숙박료를 결정하고 객실 수 관리하고 예약 보유 한다. 등록에 따른 숙박 명부를 작성하고 혹시 모를 긴급 상황에 대비하여 다른 호텔 간 업무 연락 및 조정을 한다.
식음료 계획 - 정찬, 커피 브레이크, 만찬 등은 코엑스 호텔 측에 의탁을 한다. 미리 참가 인원과 일인 당 식사 비용, 블랙 리스트를 작성하여 준다.
관광 계획 - 일일 관광계획을 수립 및 예약하고, 이동에 따른 수송 계획 및 수립, 여행사와 대절하여 관광가이드를 동반하여 원활환 관광계획을 수립
홍보 계획 - 회의 Circular/Announcement 및 poster제작하고 국내 및 일본 매체에 홍보하고 미디어 프로그램 기획 및 실시한다.
4. 부록
1) 회의실 좌석 안내판
2) 주차 안내
3) 간편 지도
4) 참가자 초청서(내부)
초 청 서
초 청 인
①
국 적
대한민국
②
초청인
한국 문화 관광부
③
초청사유
Encounter Drama Convention 개최
④
체류기간
2009. 9. 15일부터 2009. 9. 17일까지 ( 3 일)
⑤
연 락 처
http://www.mcst.go.kr/
02-3704-9114
귀하를 ENCOUNTER DRAMA CONVENTION에 초대합니다.
2009. 05. 17.
한국 문화 관광부
5. 예산 편성
추진업무
예산
숙박업무
일반 객실 : 200,000 * 150 = 30,000,000
스위트 객실 : 400,000 * 50 = 20,000,000
임대료
오디토리움 임대료 4,030,000
기자재 임대료 DLP Projector 1,000,000
동시 통역장비 450,000
Conference Microphone 20,000
식비
정찬 80,000 * 200 = 16,000,000
커피 브레이크 20,000 * 200 = 4,000,000
만찬 150,000 * 200 = 30,000,000
명동 관광 식비 20,000 * 200 = 4,000,000
홍보비
초청서 및 부록 국내 2,000 * 100 = 200,000
국외 10,000 * 100 = 1,000,000
총 계
140,700,000 원