생하지 않도록 재고량을 관리하고, 필요에 따라 사입 발주를 행한다. 이들 업무는 모두 수주를 출발점으로 하는 (상품의 흐름으로서의) 거래 및 물류 업무에 부수해서 발생하고 있는 일련의 업무이다. 일반적으로 기업의 물류활동은 고객으로부터의 주문에 응한 수주처리로써 시작한다. 따라서 수주정보는 모든 물류활동의 기본이 되는 정보이다. 이어서 수주 정보에 대해 현재 있는 상품의 재고 정보를 맞추어 본다. 상품이 재고 부족인 경우 메이커는 생산지시 정보에 의해 생산 수배를 하고, 도매업은 사입 지시 정보에 의해 사입수배를 행한다. 한편 재고의 출하 준비를 위해 출하 정보에 의거하여 반출 장소로 옮겨 출하한다. 더욱이 물류관리 부문이 물류활동을 관리 통제할 수 있도록 납품완료 통지, 물류 코스트, 창고 차량 등 물류 시설 기기의 가동률 등을 물류관리 정보로서 수집할 필요가 있다.
물류정보는 물류가 지니는 다양한 특질에 의거하여, 다음과 같은 특징을 지니고 있다.
(1) 정보의 절대량이 많다.
(2) 물류 수요가 클 때와 보통일 때의 정보량에 차이가 많다.
(3) 정보의 발생원, 처리장소, 전달처가 광역적으로 분산되어 있다.
(4) 화물과 정보에서 흐름의 동시성이 요청된다.
(5) 商流 등 타부문과의 관련성이 높다.
한편 기업에 있어서 물류 시스템은 기업 활동, 즉 구입 생산 판매에 수반하는 물류의 작업 시스템과 이것을 컨트롤하는 정보 시스템이 연대한 것이다. 소위 물류 정보 시스템은 이 정보 시스템을 가르키는데, 기업의 거래활동을 추진하기 위해 수주에서 출하까지의 물류기능들을 컨트롤하고 효율화하는 것이다. 본래 물류정보 시스템은 기업 내의 다른 정보 시스템, 즉 판매관리와 생산관리의 정보 시스템과는 공통되는 면이 많다. 따라서 물류정보 시스템의 목표는 판매관리의 정보 시스템과 일치한다.
물류정보 시스템의 목표는 첫째로 고객 서비스의 향상이다. 즉 주문을 받은 상품을 신속 정확하게 보내는 것이다. 둘째의 목표는 총물류 비용의 삭감이다. 이것은 물류활동에 관계하는 낭비를 배제하고, 원활하고 효율적인 물류 시스템을 운용하여 총코스트를 삭감하는 것이다.
그러나 이 두 목표에는 상호 배반되는 요소가 포함되어 있다. 즉 고객 서비스의 향상과 비용 삭감은 트레이드오프의 관계에 있다. 비용의 삭감에 힘을 쓸으면 고객 서비스에 약간의 희생을 초래하지 않을 수 없고, 반면에 고객 서비스의 대폭적인 향상은 물류 코스트를 인상시킨다.
따라서 물류정보 시스템은 물류기능들을 컨트롤하면서, 이 점을 적절하게 조화시키는 역할을 맡는다고 할 수 있다. 이상에서 물류 활동의 6가지 구성 요소를 살펴보았다. 운송, 보관, 포장, 하역, 유통 가공 및 물류정보는 각각 부분적 기능을 행하고 있다. 이들 부분적 기능을 합성하면, 물류에서 요구되고 있는 전체적 기능을 창출할 수 있다. 전체적 기능이란 “제품을 고객이 이용할 수 있는 상태로 한다.”는 것이다. 이와 같이 운송, 보관, 포장, 하역, 유통가공, 물류정보는 물류의 목적을 달성하기 위한 수단이다.
물류기능의 합성