이 경우에는 관광 상품 개발과 인터넷 사이트 등을 활용한다.
셋째, 외국인 참관객 유치를 위한 홍보 전략으로 인바운드 여행사를 대상으로 하는 전시회 설명회, 대규모 참관객이 올 것으로 예상되는 국가에서의 전시회 설명회, 명예기자 위촉, 현지 매체 릴리즈 등의 방법을 활용한다.
넷째, 언론홍보 전략이다. 이를 위해 보도자료 배포를 위한 소스 및 이슈 개발, 신문 및 방송 미디어 섭외, 인터넷 홍보 등을 이용한다.
이 중 언론홍보, 즉 미디어를 활용한 홍보 활동을 적극적으로 전개하면 가장 빠르고 효율적으로 참관객을 확보함과 동시에 성공적인 전시회의 기반을 마련할 수 있다. 그러나 미디어 홍보는 그 특성상 비용 소모가 크고, 그 절차와 방식에 있어서 전문적인 지식과 기술 역량이 필요하므로, 홍보부문을 전담할 수 있는 전담인력을 먼저 확보하여야 하며, 후원 언론사를 섭외하여 현금지원 대신 홍보지원을 제안하여 활용하는 것도 하나의 방법이 될 수 있다.
전시회가 성공적으로 개최되기 위해서는 많은 참가기업이 참석하면서, 동시에 그에 걸맞는 전문참관객 및 일반참관객들의 많은 참여가 필수적이다. 따라서 전시회 주최자는 홍보 및 광고계획을 통해서 참가기업 유치 시부터 참관객들에게 홍보하지만 전시회개최 15일전부터 개최 7일전에 집중적으로 참관객 유치를 위한 홍보를 해야 한다.
참관객 대상선정은 기획단계에서 개최 타당성 검토를 통하여 어느 정도 선정됐지만, 전시회 운영준비를 하면서 자료를 모아 최종적으로 선정하여야 한다. 예를 들면, 관련정부기관의 책임자 및 담당자, 협회 및 조합의 담당자, 관련 분야의 연구소 및 연구원, 각 도 소매업 유통업체, 출품가능성이 있는 기업의 임직원 및 대표, 2회 이상 개최 시 기존 등록카드에 기록된 참관자들, 해외상무관의 담당직원, 국내주패 해외지사의 담당자 및 에이전트, 매스컴 및 언론의 담당기자들, 주한외국대사관 및 상공회의소의 담당자, 참가기업의 바이어 등이 선정될 수 있다.
해외바이어 및 관계자를 선정하기 위해서는 해외유사전시회 참가하여 디렉터리를 입수하고 해외 유명한 전시업체의 각 지사 네트워크를 통해서 홍보하고, 해외 유사 전시회 주최자나 후원업체들과 신뢰관계를 쌓아야한다.
또한 해외 관련 잡지 및 신문 등에 전시회 관련기사를 게재하고 해외 관련 유망기업, 해외유사 전시회를 통해서 입수한 디렉터리를 통해서 해외 유사 전시회에 참가했었던 기업들을 선정한다.
위와 같이 선정된 참관객의 전시회 참관을 유도하기 위해서는 미리 초청장, 초대권, 팸플릿, 디렉터리 등의 인쇄홍보물과 함께 기념품 등 판촉물을 같이 보내도록 해야 한다.
개최 5일 전부터는 육교 현판류 및 현수막 등을 부착하여 전시회의 행사를 알리고, 전시회 행사에 대한 내용을 보도 자료로 만들어서 언론 및 방송사에 보내어 홍보할 수 있도록 해야 한다.
8. 부대시설 사용 신청 접수 및 장치업체 선정
부대시설의 종류로는 전기, 전화, 급배수, 압축공기, 인터넷 전용선, 참관객 등록시스템 등이다. 이런 시설을 이용하고자 하는 참가기업은 참가신청서 또는 부대시설사용 신청서에 작성하도록 하며 대부분 개최 30일 전까지 접수를 받는다. 이와 같이 접수를 마치면 규모에 따라서 수의 계약 또는 입찰로 장치공사업체 및 부대시설 사용업체를 선정한다.
전기는 전시회에 꼭 필요한 사항이므로 전기 공사업체 선정 시 전문성을 고려하여 선정하고, 카펫이나 파이텍스, 수도, 배관, 가스설치 업체 등 또한 필요시에는 이를 선정한다.
9. 전시장 조성 장치
전시장 조성 장치 기간은 부스설치를 위한 기본단계로서 부스배치도에 따라 전시장 바닥에 참가기업 부스위치 표시를 하는 부스마킹 시점인 개최 3일전부터 개최 시까지를 말한다.
전시장 조성 장치를 위한 작업일정을 보면 전시품의 설치는 참가기업이 수행하고 전시 장치물의 설치는 장치업체에서 실시한다.
장치 업체의 작업순서는 다음과 같다. 먼저 주최자가 전시장의 도면을 확정하고 조립부스 장치업체가 이를 가지고 마킹작업을 실시하고 각 공사업체가 전기, 전화, 수도, 가스 등 설치공사를 하는데 이를 전시장 바닥과 벽 등에서 연결되어지므로 다른 시설 설치보다 먼저 하여야 한다. 그리고 조립부스를 설치하기 위해서는 먼저 바닥에 바닥공사업체가 파이텍스나 카펫을 깔아야 한다. 조립부스의 자리에 카펫이나 파이텍스 공사가 끝나게 되면 조립시설 공사가 시작된다.
주최자 측에서 바닥면적만 제공하는 독립부스의 설치는 참가기업이 직접 시공하는데, 이는 대부분 지정된 용역 업체를 통해서 작업을 하게 된다.
독립부스 장치업체는 먼저 중량물 등의 반입이 끝나는 시점에서 독립부스공사를 시작한다.
이렇게 시작한 조립부스나 독립부스의 공사가 끝날 때쯤이면 각 참가기업은 경량품을 반입해야 한다.
전기공사, 전화공사, LAN 공사를 마무리하고 카펫 등 파이텍스 공사업체가 통로 카펫공사를 한 후에 청소 등을 실시하고 나면 전시장의 반입문을 폐쇄한다. 모든 장치시설공사 및 전시품의 반입들이 끝나면 전화를 우선적으로 먼저 개통시키고 전시할 물품에 대한 시운전을 하기 위하여 동력을 공급해야 한다.
동력을 공급하기 전에 각 참가기업에게 안전에 대해서 사전 점검을 한 뒤에 동력공급을 하여야 한다. 가스나 수도의 경우에도 마찬가지이다.
10. 개막식 초청인사 선정 및 확정
전시회의 개막식은 그 자체가 하나의 이벤트이다. 개막식에는 대개가 그 전시회와 관련이 있는 인사로 사회적 지위가 있거나 명망 있는 사람들을 초청한다. 이는 전시회의 권위를 더해주기도 하고 전시회를 홍보하는데 도움이 된다.
따라서 전시회의 개막식 행사는 전시회 자체에 중요한 홍보효과를 줄 수 있으므로 개막식 개최행사의 초청자가 누구인가가 중요하다.
개막식이나 리셉션의 주요 초청 인사들로는 국무총리, 정부의 장 차관, 국회의원, 지방자치단체의장, 협회장, 대기업의 장, 언론이나 매스컴의 장 및 관계자, 연구단체의 장, 국내주패 대사관 대사 및 공사, 외국공관의 장, 외국기자 등이 선정 되며 공문과 초청장을 발송하고 이들과 직접 접촉하여 참석 여부에 대해 확인을 받아야 한다. 개막식 초청인사에 대한 초청 확인은 개막식 15일 전에는 완료해야 한다.