어 보면, 민간부문에서 받는 보고는 건설교통부가 전체의 46%를 차지할 정도로 많았고, 다음으로는 관세청이 많았다. 행정기관으로부터의 보고는 재정경제원, 국세청, 철도청, 대검찰청, 건설교통부, 정보통신부 순으로 많은 것으로 드러났다. 건설교통부의 경우는 민간, 행정기관 모두에서 압도적으로 보고 받는 건수가 많은 것으로 드러났다.
지정정기보고는 유사하거나 중복되는 업무를 통폐합하거나 불필요한 보고의 폐지 등으로 점차 그 보고 건수가 감축되고 있는 추세에 있다. 총리령 지정 정기보고의 경우 ’91년 개정된 사무관리 규정에는 총 510건으로 정해져 있으나 ’95년 실제 보고 건수를 보면 45건이나 감소된 465건으로 드러났다.
’96년 5월 28일 개정 공포된 사무관리규정(시행규칙 별표 16)을 보면 정기보고 510종 중 “토지거래허가신고 현황보고” 등 불필요한 보고 128종을 폐지하고, 77종을 새로이 추가 지정하여 총 459종으로 조정하였다. 보고의 주기 또한 “건설업자신고사항 처리결과보고”를 비롯한 51종이나 재조정했으며 수시보고의 경우에도 보고통제의 강화로 불필요한 보고의 억제, 보고 서식의 간소화 등으로 차츰 그 건수가 감소되고 있다.
정기보고를 주기별로 살펴보면 연보, 기보, 월보, 반년보, 즉보 순으로 유통건수가 빈번하다. 특히 유통되고 있는 문서의 87%정도가 한 달 이상의 보고 주기를 채택하고 있음을 알 수 있다.
3. 협조업무량
협조는 행정기관이 행하는 업무 중 타기관의 지원이나 인가, 승인 등을 필요로 하는 경우 이를 쌍방의 노력으로 협의 하에 관련사항의 상호균형과 조화를 유지하도록 하는 것을 말한다.
정부부처의 협조업무 대상으로는 중앙기관간 협조는 17.8%, 중앙과 지방간 협조는 82.2%로 중앙부처간보다는 중앙부처에서 지방으로의 협조업무가 더 많다.
협조업무는 행정기관 사이에 상대적으로 행해지는 업무로 총리령, 훈령으로 지정된 지정협조와 사안이 발생한 때에 수시로 처리기간을 정하여 요청하는 수시협조로 나누어진다. 각 기관간 협조업무는 법령에 의해 정기적인 처리주기를 가지고 진행되지만 돌발적인 상황에 따라 일시 또는 수시로 협조하는 유형이 훨씬 더 많다.
금년 5월 28일 개정 공포된 시행령에서는 지정협조문서 수발신시 협조심사인 날인절차의 생략 등 기관간 업무협조 심사절차를 간소화(시행규칙 제 81조)하고, 지정협조 333종 중에 “사무분장규정협의” 등 불필요한 보고 20종을 폐지하여 313종으로 조정(사무관리규정시행규칙 별표 20)하였다.
Ⅴ. 공문서의 작성원칙
① 한글, 가로 띄기, 한글 맞춤법 통일안(≠표준말)
② 아라비아 숫자.
③ 서기력 기원년을 쓴다.
④ 연월일구분 온점()
⑤ 시간, 24시간제 쓴다. 시분구분 쌍점(:)
⑥ 항목구분
1.-가.-⑴.-㈎.-1).-가).-①.-㉮.
가,나,다 …… 하.거.너.더 ~
Ⅵ. 공문서와 서명날인
1. 서명(署名)
공문서 상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것(사무관리규정 제3조 8항, 2002.12.26.개정)
* 종래에 많이 사용하던 소위 ‘싸인’은 서명이 아니다. 자기의 이름 석 자를 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시해야 서명이다.
2. 날인(捺印)
도장을 찍는 것
- 사무관리규정 제8조에 ‘문서는 당해 문서에 대한 서명에 의한 결재가 있음으로써 성립한다.’ 라고 되어 있으므로 특별한 경우(①회계행위의 문서, ②법률관계의 다툼이 예상되는 문서, ③서식에 날인 표시가 있는 경우 등)를 제외하고는 반드시 서명을 하여야 한다.
* 행정기관이나 학교에 비치하고 있는 각종 일지나 대장, 근무상황부 등은 공문서에 해당되므로 날인보다는 서명을 하여야 한다.
* 학교에서 사용하고 있는 ‘물품구매요구서’는 규정된 회계서식이 아니라 임의 서식에 의한 간이 기안문 형태이므로 날인이 아닌 서명을 하는 것이 적합하다.
참고문헌
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양영희 외 2명(2011) - 공문서 바로 쓰기 교육의 개선 방안, 한국언어문학회
이경미 외 1명(2009) - 19세기 후반~20세기 초 공문서 수록 지도 연구, 한국고지도연구학회
홍창남 외 3명(2009) - 초등학교의 공문서 처리 실태 분석, 한국교육행정학회