의 조직
1. 전화교환원의 기능과 업무
① 통신매개체로서의 기능
② 정보제공 및 안내기능
③ 홍보 및 이미지 관리기능
④ 외부 및 내부의 전화 송수신 업무
⑤ 메시지 접수 및 전달 업무
⑥ 각종 정보제공 업무
⑦ 국제전화 및 전보의 신청 접수 및 연결
⑧ 모닝콜
⑨ 귀빈 객실의 체크
⑩ 단체명단 체크
⑪ 호텔 상황에 따라 프런트에서 단체명단을 받아 모닝콜 및 식사시간, 장소, 메뉴 등의 안내 등의 업무도 전화교환원들이 맡고 있다
2. 보증예약의 방법
① 신용카드를 예약자가 체크 인하기 전에 호텔에 카드번호를 알려줌으로써 신용카드회사에서 객실요금 지불의 보증을 서는 것을 말한다
② 선수금은 고객이 체크 인하기 전에 객실요금에 대하여 현금이나 수표로 지불보증을 하는 방법이다
③ 호텔과 계약을 맺고 있는 회사가 예약고객에 대해 지불보증 하는 것으로 회사는 고객이 no show에 대한 지불보증을 한다
④ 여행사에서 지불보증 하는 것으로 고객의 no show가 발생하였을 경우 여행사가 지불보증 하는 것으로 호텔과 여행사 간의 사전계약에 의한 no show charge를 부과한다
3. 초과예약 접수하여 방이 없을시 대처방안
① 호텔등급의 동급이나 더 좋은 호텔에 예약 대행
② 객실료나 Pick Service를 제공
③ 다음날 호텔에 초대하여 객실 및 기타 부대업장의 초대권을 지급한다
④ 총지배인의 공식적인 서한을 통해 사과문을 발송한다
4. 커시어지의 주요업무
① 유용한 각종 정보제공
② 고객의 여행, 공연, 쇼핑, 항공권 예매 및 구매, 렌터카 등의 편의를 제공
③ 고객의 주관행사 진행 및 보조
④ 비서업무 수행