관리
① 멀리 있는 보관창고에 보관한다.
② 외부 창고업자에게 위탁 보고한다.
③ 마이크로필름에 수록한다.
④ 광 디스크(optical disk)에 수록, 보관한다.
⑤ 폐기처분한다 : 우리나라 의료법상 보관연한 3~10년
우리나라 법정 보관연한 서식에 따라 5년 또는 10년
(3) 폐기 - 문서화 하도록 권고
① 폐기 일자
② 폐기 방법(분쇄, 소각, 또는 기타 방법)
③ 폐기 번호(폐기하는 기록들의 연번호)
④ 폐기되는 기록들의 발생 기간(예를 들어 1980년 1월 퇴원부터 1985년 12월 퇴원까지 등)
⑤ 이들 차트는 규정상 폐기 대상이기 때문에 폐기한다는 내용의 기록
⑥ 폐기를 감독, 확인한 사람의 서명
(4) 결정시 적합한 방법
① 의료법상의 보관연한
② 재입원 또는 재진율
③ 의학연구용 기록 열람수 및 연구 경향
④ 관리경비, 즉 종이차트 보관경비, CD로 이미지화 하는 경비 등의 비교
⑤ 역사적 가치
(5) 의무기록과에서 작성되는 문서의 보관
① 환자색인
② 질병 수술 색인 : 10년이 지난 차트들을 연구대상으로 검토하는 경우는 많지 않다.
③ 의사색인 : 최대한도 10년, 대부분 5년 이상 된 자료를 보는 경우는 흔하지 않다.
④ 입퇴원환자 명단 : 입원환자 명단이 번호 색인 대장의 역할도 겸한다면 이는 영구 보관, 그렇 지 않을 때는 2년 동안만 보관
⑤ 퇴원분석 통계대장 : 통계일보는 최고 2년간, 월보는 5년 정도, 연보는 영구보관
11. 마이크로필름
(1) Computer Output Microfilm(COM) & Computer Assisted Retrieval(CAR) System
(2) 마이크로필름의 형태
① 롤형 경제적이고 보관면적을 최소로 줄일 수 있는 형태
영구보관을 요하는 비밀 자료의 경우 배열 착오가 발생할 수 없이 한 롤 안에 안전하게 관리할 수 있다.
자료와 연속적으로 촬영할 수 없어 관련 자료들이 분산되며 검색이 불편한 것이 단점
한 롤이 분실, 손상된 경우 그 롤에 담긴 많은 자료가 동시에 분실, 손상된다.
② 자켓형 연속추가 가능, 원래의 기록과 같은 방법으로 배열하여 쉽게 검색하여 이용할 수 있다
복제가 필요한 경우 해당 부분만 쉽게, 저렴한 가격으로 복제할 수 있다.
③ 마이크로 휘쉬 업무과정이 용이하고 자료의 이용도 간편
촬영기와 휘쉬의 가격이 고가
(3) 마이크로필름의 장점
① 정보의 압축에 의한 보관 장소의 절감
② 취급용이 및 작업환경 향상
③ 자료내용의 입력, 출력이 간단하고 원본을 그대로 유지할 수 있다.
④ 복제 및 복사가 간단하고 비용이 저렴하다.
⑤ 장기 안전 보존이 가능하다.
과거 - 고관장소의 절감과 안전하게 관리할 수 있다는 것
최근 - 막대한 양의 정보를 보관하였다가 필요시에 검색, 이용할 수 있드는 것에 큰 가치 부여
(4) 의무기록의 발생부터 폐기까지
① 기록의 발생 ; 인적사항, 병력, 신체조사기록, 경과기록, 수술기록, 간호기록, 검사보고서 등
② 완성
③ 분석 : 통계, 질병분류, 질병색인, 수술분류, 수술색인, 암등록 등
④ 보관 이용 : Computerized record, Microfilm, CD-ROM
환자 진료, 의학연구 교육, 법적 증거, 의료의 질 평가 등
⑤ 폐기 : 의료법 의무기록 관리규정
12. 광 파일 시스템
(1) 개요
① 소형의 광 디스크에 대량의 정보를 고밀도로 저장, 보관할 수 있는 첨단의 정보관리 시스템
② 자료의 안전한 보관과 언제든지 간편한 검색으로 필요한 자료를 쉽게 고해상도 모니터 혹은 레 이저 프린터를 통해 얻을 수 있는 사무자동화 시스템
③ 앞으로의 발전전망 - 기록밀도, 정보검색속도, 정보전송속도, 소형화 및 저가격화
(2) 광 디스크의 종류 및 특성
기록방식에 따른 분류
① CD-ROM
- 특성 : High capacity performance, Unit당 낮은 생산 cost
- 적합한 적용분야 : S/W manuals, 사전, 백과사전, 교육자료, 자동차회사 parts cata-logue 등 대량제 작/배포자료
② WORM
- 특성 : 1회에 한해 write 가능(Write only read many), Security 양호
- 적합한 적용분야 : 금융 및 의무기록, Permanent applications(Editing 불필요)
③ Rewritable(=erasable)
- 특성 : High storage capacity, 100만 번 정도 재 기록 가능
- 적합한 적용분야 : 일반문서용 파일 back-up용, 의무기록
Size에 따른 분류
- 3.5“ 128Mbyte 3,200매
- 5.25“ 600~650Mbyte 15,000매
- 12“ 6.2~6.5Gbyte 140,000매
- 비고 Format 방식에 따라 저장용량 차이, A4 문서기준
광 파일 시스템의 주요 구성 및 기능
① 자동서류 급지 장치
② 이미지 스캐너
③ 디스플레이(모니터)
④ 키보드
⑤ TABLE(MOUSE)
⑥ 프로세서
⑦ 컨트롤러
⑧ 레이저프린터
(3) 의무기록에 있어서 광 디스크의 활용
① 보관공간의 절감 : 현재 5.25“ 디스크 1장에 15,000매를 입력9차트 1권당 35매일 경우 430권정도)
② 원내에 연결 선치된 단말기에서 입력된 화상을 쉽게 불러 올 수가 있다.
③ 시스템 활용시 이전 chart를 필요로 할 때 병동에서 화면으로 불러볼 수 있다.
④ 영상정도 전달제도(PACS, Picture Archiving Communication System) : 최근 퇴원기록을 모두 입력한 다면 퇴원 후 외래 방문시에도 퇴원기록을 대출할 필요 없이 화면으로 볼 수가 있다.
⑤ 시간과 인력을 절감할 수 있고 좀더 신속한 의료정보를 제공할 수 있다.
(4) 의무기록 imaging 시스템
이점
① 보관공간의 절감
② network상에서 입력, 저장된 차트의 이미지를 쉽게 검색, 공유할 수 있다
imaging의 하부 시스템
① 스캐닝 시스템(scanning system)
② 질 관리 시스템(Quality checking system)
③ 검색 시스템(Viewing system)
④ 관리 시스템(Management system)