주서를 분석하고 실제로 생산 및 납품이 가능한지를 결정한다. 생산 가능할 경우, 생산시작을 통지하고, 납품이 불가능할 경우, 현재 기업의 생산현황과 그에 대한 해결책을 제시 한다.
☞ 주문변경요청서
사내의 사정으로 기존 주문/발주 내용이 변경될 때 변경내역을 통고한다.
☞ 진행사항보고요청서
현재 구매/외주업체의 생산 진행사항이 계약 및 발주서에 따라 준수되고 있는지 납기진행 보고 및 품질 조사 정보를 요청한다.
☞ 진행사항보고서
납기진행 보고 요청 및 품질조사 정보를 받아 수행한다. 해당 요청에 맞는 행동을 취한 후 결과를 통보하며, 결과를 해당 업체의 계약사항과 비교하여 업체 평가 자료를 작성한다. 여기에 납기진행 보고는 기본적으로 협력업체 생산 DB의 내용으로, 해당 업체의 주문 물품의 완성품의 개수 및 현재 공장 안에 투입되어진 원자재로부터 생산될양과 각 원자재의 생산 진행 정도 및 현재 공장의 생산일정 정보가 이에 해당한다. 발주한 생산량이 모두 완료되어 수송중인 경우에는 현재 수송 중임을 나타내는 정보가 납기진행 보고가 될 수도 있다. 또한 계약 시의 품질수준을 유지하고 있는지도 확인되어야 한다.
☞ 납품독촉서
만일 진행사항보고서의 결과, 계약된 납기가 지연될 시에는 납품 독촉서를 발송하도록 한다. 납기지연이 가능한 상황인 경우 납기일을 지연시켜 주도록 한다. 그러나 납기 지연으로 인해 구매/발주 측의 납기계획에 차질이 있을 시에는 해결방안을 수립하도록 한다. 최악의 경우 계약을 파기하고, 해결 방안으로는 다른 협력업체를 통하여 구매/발주하여 해결하도록 한다. 또는 자사의 새로운 생산계획수립을 통하여 해결하는 방법도 모색하도록 한다.
☞ 주문변경서
판매/수주업체는 납기독촉서를 받았을 경우 주문변경사를 작성하여 구매/외주업체로부터 납기일을 연기하도록 한다.
☞ 발송통지서
납기일이 되면 계약서에 따라 발송통지서를 작성하여 제품을 발송하도록 한다.
☞ 인수통지서
발송통지서에 따라 제품이 발송되면, 제품을 인수한 후에는 주문에 따른 인수내용을
확인하여 판매/수주 기업에 인수통지서를 발송한다.
☞ 검수보고서
검수보고서는 인수된 제품에 대해 제품의 수량 및 품질 등을 검사하는 것을 의미한다. 제품의 수량은 물론 품질 및 납기일 준수, 각각의 제품품목 등을 확인하여 보고서를 작성한다. 합리적인 점수를 위해서는 품질의 표준이나 검사기준을 바탕으로 작성하도록 한다. 아울러 급한 납기일 준수, 불합격된 품목은 제품검사에 특히 유의하여 작성하여야 한다.
☞ 품질이상통지서/품질이상 확인서
인수된 제품의 품질이 기존 계약 합의요건에 맞지 않을 경우에는 품질이상통지서를 작성하여 발송한다. 품질이상통지서를 받은 후에 품질이상 유무를 계약서와 비교 분석하여 품질이상 확인서를 작성하여 발송한다.
☞ 반품의뢰서
납품한 제품의 품질이 계약서의 품질수준과 일치하지 않을 시에는 반품을 요구한다.
☞ 제품 입/출고송장
제품을 입/출하한 후에 제품 내역에 대해 송장을 발송한다.
☞ 청구서
제품의 입/출하 후 제품의 수량, 품질 및 파손 등의 유무가 확인되면 제품에 대한
대금을 청구하도록 한다.
☞ 송금통지서
대금청구를 받은 후에 송금을 한 후 송금통지서를 발송한다.
☞ 착금확인서
송금통지서를 받으면 그에 대한 답변으로 확인유무를 한다.
개인과 기업 간 전자상거래의 대표적인 것으로 인터넷상에서 이루어지는 전자상점을 들 수 있다. 현재 국내에서 운영되고 있는 전자상점들을 살펴보면 초기에는 몇몇의 단위 상점들이 기존의 통신판매 형태와 유사하게 인터넷상에서 상품을 진열하고 전화나 팩스로 주문하는 방식으로 운영하다가 나중에는 전자상점이 개점되어 온라인상에서 모든 거래 프로세스가 이루어지는 형태로 운영되고 있다. 그 중에서 데이콤이 운영하는 인터파크의 운영 프로세스를 예로 들어 설명해 보면 아래의 그림과 같다.
인터파크에서 제품이나 정보 서비스를 받으려면 먼저 고객은 인터파크에 회원등록을 한 다음 자기 ID와 패스워드를 입력하고 들어가 쇼핑을 할 수 있다. 그러나 최근 인터파크는 회원에 가입하지 않고도 제품을 구입할 수 있으나 고객 서비스를 받기 위해서는 회원에 가입하는 것이 좋다. 인터파크에서 고객은 구입하고자 하는 제품이 있을 때 장바구니에 넣고 주문을 하고 나을 수 있고 계속 쇼핑을 즐길 수 있다.
정부와 기업 간 전자상거래 도식도
주문한 물품에 대해 결제를 할 때에는 고객이 원하는 지불 방식을 선택해서 결제를 할 수 있다. 결제가 이루어지면 인터파크는 입주점 즉, 공급업체에게 주문을 하고 주문을 받은 공급업체는 유통업체에 물품을 주고 물품을 고객에게 배달하게 한다. 고객이 물품을 주문하고 결제를 하게 되면 인터파크는 주문내역을 E-Mail로 보내고 상품 인도서를 첨부해서 보낸다. 이는 제품에 하자가 있을 경우에는 철회를 할 수 있도록 하기 위해서이다. 총 소요기간은 서울인 경우 2일에서 3일이 소요되고 1만 원 이상인 경우에는 운송료를 받지 않는다.
정부와 기업 간 전자상거래 도식도
기업과 정부 간 전자상거래인 조달 프로세스를 간략히 설명하면, 위의 그림에서 볼 수 있듯이 정부의 각 기관으로부터 물품 구매요청서를 받고 이와 관련된 물품에 대해 입찰공고를 낸 다음 입찰서를 받아 조달업체를 선정하여 물품을 받고 대금을 지불한다. 실제로 이 전체 프로세스는 상당히 복잡하고 많은 관련문서가 오간다. 이를 전자화함으로써 전체 프로세스의 시간과 비용을 절감할 수 있다. 정부와 기업 간 전자상거래의 대표적인 형태는 조달 EDI이며 조달 EDI의 프로세스로 다른 유형의 전자상거래와 차이가 있음을 알 수 있다. 정부와 기업 간 전자상거래에서 정부가 조달업무를 전자화하는 데 목적 및 필요성을 살펴보면 기업 간, 기업과 개인 간 전자상거래의 목적과 많은 차이가 있음을 알 수 있다.
기업 간 전자상거래와 정부와 기업 간 전자상거래의 차이는 전체 거래프로세스에서 업체를 선정하는 것과 이용하는 네트워크망에서 차이가 있다. 또한 정부는 특성상 기업 간 전자상거래를 하는 데 있어서 폐쇄된 시스템으로 운영한다. 그리고 정부가 거래를 하는 대상은 이미 등록된 업체를 대상으로 거래를 한다는 점에서 기업 간 전자상거래와 차이가 있다.